-- Nos conditions générales d'inscriptions 2023 --
Séjours de vacances des Écologistes de l’Euzière 2023

L’inscription à l’un de nos séjours implique l’acceptation des conditions générales de vente ci-après :

1.Inscription
Seuls les dossiers complets déposés en ligne via le formulaire sur notre site internet ouvriront droit à une place sur un séjour dans la limite du nombre de places disponibles et après vérification et validation des pièces et du formulaire.
Il est impératif de fournir l’ensemble des documents demandés pour valider l’inscription et ce pour chaque enfant et pour chaque séjour, quel que soit le nombre de séjours effectués dans l’année.

La date limite de réception des dossiers d’inscription et de paiement correspond est de 30 jours avant le début du séjour choisi, sous réserve des places encore disponibles.
Conformément aux exceptions prévues à l’article L221-28 du code de la consommation, nos prestations de loisirs, hébergement, restauration devant être fournies à une date déterminée, nos séjours ne donnent pas droit au délai de rétractation.

Une liste d’attente peut être mise en place quand toutes les places ont été pourvues. Vous serez informés si tel était le cas.

2.Tarif et adhésion
Le tarif comprend : les frais de traitement administratif du dossier, la pension complète (pour les séjours avec hébergement), l’encadrement, les activités et les éventuels transports durant le séjour. Il peut être revu chaque année.
Il ne comprend pas : l’assurance annulation, l’adhésion et le transport jusqu’au lieu du séjour.

Pour bénéficier des séjours organisés par les Écologistes de l’Euzière, il est nécessaire d’adhérer à l’association. L’adhésion de 12€ par enfant (tarif étudiant) est valable un an (de septembre à août) et reste acquise à l’association, même en cas d’annulation du séjour.

3.Paiement
Après vérification des pièces et de votre formulaire d’inscription, nous vous enverrons un message de confirmation d’inscription, vous invitant à procéder au paiement.
Le règlement du prix du séjour dans son intégralité sera demandé à la suite de l’inscription.
Vous pouvez régler le séjour par :
- Chèques bancaires : À l’ordre des Écologistes de l’Euzière, avec la possibilité d’étaler votre paiement jusqu’à 5 chèques maximum. Il est essentiel de noter « Nom-Prénom de l’enfant + Nom du séjour + la date d'encaissement » au dos de chaque chèque. Tous les chèques seront encaissés 30j avant le début du séjour.
- Par virement bancaire sur le compte du Crédit Coopératif des Écologistes de l’Euzière, en précisant dans le libellé : « Nom-Prénom enfant + Nom du séjour » (RIB disponible sur notre site internet)
- Chèques vacances en cours de validité à la date du séjour.
- Aides VACAF (cf. «Aides aux vacances»).

A titre exceptionnel, sous réserve de places encore disponibles, une inscription à moins de trente jours du début du camp peut être acceptée sous réserve du règlement de la totalité du prix du séjour en un seul paiement.
Seuls les inscrits ayant réglé l’intégralité des coûts pourront participer au camp. Tout séjour qui n’aura pas pu être intégralement payé 30 jours avant le début du camp, pourra être considéré comme annulé du fait de l’inscrivant, lequel se verra appliquer les frais d’annulation prévus à ce titre (cf. rubrique «Annulation»).

4.Aides aux vacances
Notre association est agréée VACAF par de nombreuses Caisses d’Allocations Familiales. Pour savoir si vous bénéficiez d’une aide et connaître son montant (qui sera déduit du prix total du séjour), merci de vous renseigner auprès de la CAF de votre département. Si vous disposez d’aides, veuillez nous le préciser dans le formulaire d’inscription.
De même, nous pouvons percevoir les bons vacances de votre comité d’entreprise qui viendront en déduction du coût total.
Vous restez redevable de la partie restante.

5. Assurance
Selon les garanties de votre assurance, l’assurance annulation peut intervenir en cas de maladie, licenciement … Veuillez vous rapprocher de votre assureur pour connaître les garanties exactes.
Pour les familles qui ne disposent pas d’assurance annulation pour les séjours enfants, nous proposons de souscrire pour vous, une assurance spécifique auprès de notre partenaire MAIF.
Le montant de l’assurance n’est pas compris dans le prix des séjours et ne pourra en aucun cas faire l’objet d’un remboursement.
Cette assurance annulation est calculée chaque année par la MAIF sous la forme d’un pourcentage du coût du séjour. Pour 2023, son montant s’élève à 4,11 % du prix du séjour.

En cas d’annulation de votre fait, il vous appartient de réaliser les démarches auprès de votre assureur telles que décrites dans les conditions contractuelles. Vous pourrez alors être remboursé des pénalités pour annulations appliquées par nos conditions générales de vente. Voir rubrique « Annulation » ci-après.

6. Annulation de votre fait
Toute annulation doit être adressée le plus rapidement possible par écrit (e-mail ou courrier postal) auprès de notre association qui devra en accuser réception. La date de réception de l’e-mail ou date du cachet de la poste sert de référence et de justificatif pour le calcul des frais d’annulation.

En cas d’annulation de votre fait, l’annulation entraîne la perception de frais d’annulation selon le barème ci-après :
• Dans les 7 jours suivant l’inscription : tous les montants versés sont restitués, sauf si le début du séjour intervient dans un délai de moins de 7 jours par rapport à l’inscription.
• Avant le début du séjour, sont retenus du coût total du séjour (hors adhésion et coût d’assurance) :
- + 30 jours avant le début du séjour : 25 %,
- de 30 j à 15 j avant le début du séjour : 50 %,
- moins de 14 jours avant le début du séjour : 100 %.
• En cas de départ de l’enfant en cours de séjour, aucune compensation ne sera versée.

Dans tous les cas, l’adhésion et le coût de l’assurance ne seront pas remboursés.

7. Annulation du fait de l’organisateur
Dans le cas où un séjour serait annulé de notre fait, notamment s’il ne réunit pas un nombre suffisant de participants, si les conditions de sécurité ou sanitaires l’exigent, en cas de force majeure ou si un évènement imprévisible advenait, vous en serez informé le plus rapidement possible. Les sommes versées (adhésion + coût du séjour + assurance) par le participant seront remboursées sans pouvoir prétendre à un quelconque dédommagement supplémentaire.

8. Transport
L’acheminement des enfants sur les lieux des séjours est à la charge des parents / responsables légaux. Nous vous invitons à faire du covoiturage. Pour cela, nous vous enverrons quelques semaines avant le début des séjours, un lien internet vers un tableau vous permettant de vous organiser entre vous pour ce covoiturage.

9. Trousseau
En cas d’oubli d’affaires personnelles, celles-ci seront rapportées au siège de l’association où vous êtes invités à les récupérer.
Seules les affaires marquées pourront être renvoyées à la demande des parents sous réserve de remboursement des frais d’envoi.

10.Soins médicaux / Santé
L’inscrivant s’engage à remplir au moment de l’inscription en ligne, la fiche sanitaire de liaison, ainsi qu’à communiquer tout changement potentiel avant le début du séjour.

Les frais occasionnés pour des soins médicaux (médecins, pharmacie, etc.) durant le séjour seront facturés aux familles. Le remboursement, devra être fait au plus tard à la fin du séjour. Suite à cela, nous remettrons aux familles les feuilles de soins qui leur permettront de percevoir le remboursement de leur caisse locale de sécurité sociale et de leur mutuelle.

11. Perte et vol
Il n’est pas rare qu’en collectivité, un enfant égare un vêtement, un objet personnel et ce malgré la vigilance de l’équipe d’encadrement. L’association ne peut être tenue pour responsable et n’assure pas le remboursement des effets perdus (vêtements, lunettes, portable...).

12. Règles de vie collective
Les participants s’engagent à respecter les règles de vie définies par la directrice ou le directeur du séjour. En cas de manquement grave aux règles établies durant le séjour, ou si l’équipe d’encadrement constate que le comportement d’un participant a des conséquences sur le bon déroulement du séjour ou est susceptible de compromettre le bien-être ou la sécurité physique et/ou morale du et/ou des participants, un retour anticipé peut être prononcé. Dans ce cas, l’inscrivant s’engage à prendre toutes les dispositions pour assurer à ses frais le retour du participant. Si l’organisateur engage des frais, ils seront facturés à l’inscrivant.

13. Politique de protection des données personnelles
Par « données personnelles », nous entendons les données qui vous identifient directement ainsi que les documents que vous nous transmettez. Nous collectons et traitons vos données personnelles à la seule fin d’inscrire votre enfant au camp. Ces données ne seront pas réutilisées ultérieurement, hormis votre adresse email pour vous adresser les informations liées à votre adhésion à l’association.
Seules les personnes en charge des inscriptions, les directeurs de camp et la directrice de l’association ont accès à ces informations. Vos données personnelles sont strictement confidentielles et sont conservées pendant le temps nécessaire à la réalisation des inscriptions et 1 an après.
Vous pouvez à tout moment accéder à vos données personnelles et en demander une copie, les rectifier, demander leur suppression pour des motifs spécifiques ou encore exercer votre droit à la limitation des traitements.

Renseignements
Pour tous renseignements complémentaires vous pouvez contacter l’association au:
04 67 59 54 62 ou par mail : euziere@euziere.org.
Écologistes de l’Euzière, domaine de Restinclières, 34730 Prades Le Lez