-- Nos conditions générales d'inscriptions 2025 --
Séjours de vacances des Écologistes de l’Euzière 2025

L’inscription à l’un de nos séjours implique d’accepter les conditions générales de vente ci-après.

1. Modalités d’inscription
Toute demande d’inscription est à adresser directement via le formulaire sur le notre site internet : www.euziere.fr. Seuls les dossiers complets, soit avec l’ensemble des documents demandés, complétés, ouvriront le droit à une place sur un séjour, dans la limite du nombres des places disponibles. Il est impératif de remplir le formulaire, pour chaque enfant et pour chaque séjour.

La date limite de réception d’un dossier d’inscription est de 30 jours avant la date de début du séjour choisi, sous réserve des places encore disponibles.
Conformément aux exceptions prévues à l’article L221-28 du code de la consommation, nos prestations de loisirs, hébergement, restauration devant être fournies à une date déterminée, nos séjours ne donnent pas droit au délai de rétractation.

Une liste d’attente est constituée lorsque toutes les places pour les séjours ont été pourvues. Vous êtes informés par mail si votre enfant est dans cette situation et lorsque des places se libèrent.

2. Adhésion et tarif
L’adhésion à notre association est obligatoire pour participer à un séjour. Elle est valable du 1er janvier au 31 décembre. En cas d’annulation du séjour de votre fait, l’adhésion reste acquise à l’association.

Le tarif d’un séjour comprend : les frais de traitement du dossier, la pension complète, l’encadrement, les activités et les éventuels transports durant le séjour. Ce tarif peut-être revu chaque année. Il ne comprend pas : l’adhésion, l’assurance-annulation, ni le transport jusqu’au lieu du séjour.

3. Validation de l’inscription et modalités de paiement
Une fois déposées en ligne, les pièces de votre dossier d’inscription sont vérifiées et validées.
Votre inscription est validée à réception de notre mail de confirmation écrite. Elle est définitive à réception :
- d’un acompte de 30 % du coût du séjour choisi, soit 205,50€ pour les Aventuriers de l'Azégade, 217,50€ pour les Bâtisseurs de Nature
- du paiement de l’adhésion, de 12€
- du paiement de l’assurance-annulation, si souscription : soit : 33,64 € (pour les Aventuriers de l'Azégade) soit: 35,60 € (pour les Bâtisseurs de Nature)
Ce règlement est à verser dès réception du mail d’acceptation de votre dossier. Cette somme d’acompte restera acquise à l’association en cas d’annulation de votre part non justifiée et hors délai (cf, Conditions de remboursement).

Si l’inscription intervient dans un délai de moins de 30 jours avant la date de départ, le règlement total du séjour sera exigé lors de l’inscription.

Le règlement peut s’effectuer par mandat administratif (virement bancaire), par chèques, par Chèques Vacances (en cours de validité au moment du séjour) et/ou par des aides aux vacances.

- Par virement bancaire : merci de préciser dans le libellé « Nom-Prénom enfant + Nom du séjour).
Le RIB (relevé d’identité bancaire) est disponible dans les pièces du dossier d’inscription.
- Par chèques bancaires : à l’ordre des «Écologistes de l’Euzière » en précisant au dos des chèques « Nom-Prénom enfant + Nom du séjour + mois d’encaissement). Il est obligatoire de nous transmettre l’intégralité des chèques à l’inscription, qui seront encaissés selon l’échéancier indiqué au dos.

Il est possible d’étaler le paiement en plusieurs fois, en précisant lors de l’inscription l’échéancier de paiement.

Le solde du séjour devra être réglé au plus tard 30 jours avant le début du séjour.

- Par des Aides aux vacances : cf, Aides aux vacances (dispositif AVE-VACAF, Comités d’entreprises, FNAS, MSA…).

4. Aides aux vacances
- Dispositif AVE-VACAF (Aide aux Vacances Enfants : colonies, camps)
Notre association est agréée VACAF par de nombreuses Caisses d’Allocations Familiales (CAF).
Afin de savoir si vous bénéficiez du dispositif AVE-VACAF (Aide aux Vacances Enfants : colonies, camps) ; merci de vous renseigner auprès de la CAF de votre département. En général, chaque famille est notifiée en début d’année de ses droits CAF .
Si vous disposez d’aides, merci de le préciser dans le formulaire d’inscription et de joindre le courrier de notification de ces droits (le n° dossier nous permet de faire la demande de prise en charge). Si vous ne l’avez pas au moment de l’inscription, merci de nous l’envoyer ultérieurement par mail à euziere@euziere.org

- Dispositif PassColo
Porté et géré par la CAF, la demande de cette aide est similaire à celui ci-dessus. Il concerne uniquement les enfants qui ont 11 ans dans l’année en cours. L’aide est calculée en fonction des ressources des familles. Cette aide est cumulable avec d’autres dispositifs (VACAF, CSE, etc.).
La demande se fait par l’organisateur du séjour à partir de votre n° dossier d’allocataire.

- Aide de votre Comité d’Entreprise (CE), de la MSA, FNAS (ou tout autre organisme professionnel)
Si vous disposez d’une de ces aides, merci de le préciser dans le formulaire d’inscription et d’écrire à euziere@euziere.org pour donner les coordonnées auxquelles établir le devis pour l’accord de prise en charge.

Ces aides sont déduites du coût total du séjour ; vous restez redevable de la partie restante (cf, Modalités de paiement).

5. Assurance annulation
Vous pouvez vous rapprocher de votre assureur afin de savoir s’il existe dans vos garanties, une clause inhérente aux séjours de vacances pour toute annulation de votre fait.
Pour les familles ne disposant pas d’assurance spécifique, l’association les Écologistes de l’Euzière a négocié une Assurance Annulation de Séjour auprès de la MAIF.
Cette assurance annulation est calculée chaque année par la MAIF sous la forme d’un pourcentage du coût du séjour. Pour 2025, son montant s’élève à 4.91% du prix du séjour, soit :
+ 33,64 € pour les séjour « Les aventuriers de l’Azégade »
+ 35,60 € pour le séjour « Bâtisseurs de Nature »

En la souscrivant, vous vous assurez, en cas d’annulation de votre part, un remboursement à 100 % de votre séjour par la MAIF , à conditions d’un motif justifié et de justificatifs envoyés (en cas de décès, maladie médicalement constatée, accident corporel subi) et du règlement complet du séjour.
En ne la souscrivant pas et en cas d’annulation de votre part, des frais s’appliquent selon les conditions suivantes (cf, Conditions de remboursement)

Dans les 2 cas, le montant de l’assurance et de l’adhésion restent acquises à l’association et ne pourront en aucun cas faire l’objet d’un remboursement (coût de traitement des dossiers).

- Cas pratique
J’annule le séjour de mon enfant 15 jours avant la date de début car il s’est cassé le poignet en tombant à vélo ET j’ai souscris l’assurance-annulation de la MAIF.
1) J’informe par écrit (mail à euziere@euziere.org / courrier postal) l’association de mon annulation, en précisant le motif d’annulation (accident corporel) et en envoyant le justificatif correspondant (certificat médical)
2) L’association vérifie que vous ayez bien souscrit l’assurance-annulation et se charge de transmettre à la MAIF votre courrier d’annulation ainsi que le justificatif correspondant.
3) Le remboursement par la MAIF intervient dans un délai de 5 jours ouvrés.

6. Conditions de remboursement
- Annulation du fait de l’organisateur
Dans le cas où un séjour serait annulé de notre fait, notamment s’il ne réunit pas un nombre suffisant de participants, si les conditions de sécurité ou sanitaires l’exigent, en cas de force majeure ou si un événement imprévisible advenait, vous en serez informé le plus rapidement possible par mail. Les sommes versées (adhésion + coût du séjour + assurance) seront remboursées dans leur totalité sans pouvoir prétendre à un quelconque dédommagement supplémentaire.

- Annulation de votre fait / sans souscription de l’assurance-annulation MAIF
Toute annulation doit être adressée dès que possible par écrit (mail ou courrier postal) à l’association des Écologistes de l’Euzière, qui en accusera réception : date de réception du mail ou du cachet de la poste faisant foi.

En cas d’annulation du séjour du fait du participant, sans motif justifié, l’association considérera acquis l’adhésion ainsi que tout ou une partie du montant du séjour selon les conditions suivantes :
– Plus de 60 jours avant le début du séjour :
le montant de l’acompte soit 30 % du coût total du séjour
– Plus de 30 jours avant le début du séjour :
40 % du coût total du séjour
– Entre 30 jours et 15j avant le début du séjour :
50 % du coût total du séjour
– Moins de 14 jours avant le début du séjour :
100 % du coût total du séjour

Un départ de l’enfant au cours de séjour ne donne lieu à aucun remboursement, quel qu’en soit le motif.

Cas pratique 1
J’annule le séjour de mon enfant plus de 60 jours avant le début du séjour, pour raisons familiales, ET je n’ai pas souscris l’assurance-annulation de la MAIF.
1) J’informe par écrit (mail à euziere@euziere.org / courrier postal) l’association de mon annulation, en précisant le motif d’annulation et en envoyant le justificatif correspondant si existant.
2) L’association applique les tarifs d’annulation en calculant à partir de la date de déclaration d’annulation.
3) L’association vous envoie la facture correspondante, soit dans ce cas précis, un montant correspondant à l’adhésion ; 12€, et l’acompte de 30 % du séjour choisi.
4) Vous avez 30 jours pour régler la facture.

Cas pratique 2
J’annule le séjour de mon enfant 15 jours avant la date de début car il s’est cassé le poignet en tombant à vélo ET je n’ai pas souscris l’assurance-annulation de la MAIF.
1) J’informe par écrit (mail à euziere@euziere.org / courrier postal) l’association de mon annulation, en précisant le motif d’annulation (accident corporel) et en envoyant le justificatif correspondant (certificat médical)
2) L’association applique les tarifs d’annulation en calculant à partir de la date de déclaration d’annulation.
3) L’association vous envoie la facture correspondante, soit dans ce cas précis, un montant correspondant à 50 % du coût du séjour. L’adhésion restant acquise à l’association.
4) Vous avez 30 jours pour régler la facture.

7. Transport
L’acheminement des enfants sur les lieux des séjours est à la charge des parents / responsables légaux. Nous vous ferons passer le lien vers le tableau de covoiturage. Vous pouvez nous aider en amenant et/ou en ramenant des enfants dont les familles ne sont pas véhiculées. Pour cela, vous pouvez indiquer lors de l’inscription votre volonté d’y contribuer.

8.Trousseau
En cas d’oubli d’affaires personnelles, celles-ci seront rapportées au siège de l’association où vous êtes invités à les récupérer.
Seules les affaires marquées pourront être renvoyées à la demande des parents sous réserve de remboursement des frais d’envoi.
Délai : si vous ne vous manifestez pas, les objets oubliés seront redistribuées à une association le 1er octobre de l’année en cours.

9. Soins médicaux / Santé 
L’inscrivant s’engage à remplir au moment de l’inscription en ligne, la fiche sanitaire de liaison, ainsi qu’à communiquer tout changement potentiel avant le début du séjour. En cas de traitement ponctuel ou régulier pour le participant au séjour, une ordonnance est obligatoire. Elle devra être fournie à l’équipe lors de l’accueil du séjour.

Les frais occasionnés pour des soins médicaux (médecins, pharmacie, etc.) durant le séjour seront facturés aux familles. Le remboursement, devra être fait au plus tard à la fin du séjour. Suite à cela, nous remettrons aux familles les feuilles de soins qui leur permettront de percevoir le remboursement de leur caisse locale de sécurité sociale et de leur mutuelle.

10. Perte et vol 
Il n’est pas rare qu’en collectivité, un enfant égare un vêtement, un objet personnel et ce malgré la vigilance de l’équipe d’encadrement. L’association ne peut être tenue pour responsable et n’assure pas le remboursement des effets perdus (vêtements, lunettes, portable...).

11. Règles de vie collective 
Les participants s’engagent à respecter les règles de vie définies par la directrice ou le directeur du séjour. En cas de manquement grave aux règles établies durant le séjour, ou si l’équipe d’encadrement constate que le comportement d’un participant a des conséquences sur le bon déroulement du séjour ou est susceptible de compromettre le bien-être ou la sécurité physique et/ou morale du et/ou des participants, un retour anticipé peut être prononcé. Dans ce cas, l’inscrivant s’engage à prendre toutes les dispositions pour assurer à ses frais le retour du participant. Si l’organisateur engage des frais, ils seront facturés à l’inscrivant.

12. Politique de protection des données personnelles 
Par «données personnelles », nous entendons les données qui vous identifient directement ainsi que les documents que vous nous transmettez. Nous collectons et traitons vos données personnelles à la seule fin d’inscrire votre enfant au camp. Ces données ne seront pas réutilisées ultérieurement, hormis votre adresse email pour vous adresser les informations liées à votre adhésion à l’association.
Seules les personnes en charge des inscriptions, les directrices du camp et de l’association ont accès à ces informations. Vos données personnelles sont strictement confidentielles et sont conservées pendant le temps nécessaire à la réalisation des inscriptions et 1 an après.
Vous pouvez à tout moment accéder à vos données personnelles et en demander une copie, les rectifier, demander leur suppression pour des motifs spécifiques ou encore exercer votre droit à la limitation des traitements.

Renseignements :
Pour tous renseignements complémentaires vous pouvez contacter l’association au :
04 67 59 54 62 (les matins de 9h à 12h30) ou par mail : euziere@euziere.org.
Écologistes de l’Euzière, domaine de Restinclières, 34730 Prades Le Lez